Kuvendi i Republikës së Maqedonisë miratoi Ligjin për nëpunësit administrativë dhe Ligjin për të punësuarit në sektorin publik në seancën e mbajtur më 3 shkurt 2014, dhe ato u botuan në "Gazetën Zyrtare të Republikës së Maqedonisë" nr. 27, të datës 5 shkurt 2014. Ligjet hyjnë në fuqi 8 ditë nga data e botimit të tyre, përkatësisht më 13 shkurt 2014, ndërsa zbatimi i tyre fillon pas një viti, përkatësisht më 13 shkurt 2015.
Me miratimin e zgjidhjeve të reja ligjore, kompetenca për dhënien e pëlqimit për aktet e sistematizimit dhe organizimit të brendshëm i është transferuar Ministrisë së Shoqërisë Informatike dhe Administratës.
Neni 17 i Ligjit për Punonjësit e Sektorit Publik rregullon përmbajtjen dhe procedurën për miratimin e akteve për organizimin e brendshëm dhe sistematizimin e vendeve të punës. Në fakt, neni 17 paragrafi (7) i ligjit të lartpërmendur përcakton se akti për organizimin e brendshëm dhe akti për sistematizimin e vendeve të punës miratohen nga personi drejtues i institucionit me pëlqim paraprak nga Ministria e Shoqërisë Informatike dhe Administratës në lidhje me pajtueshmërinë e tyre të ndërsjellë, si dhe pajtueshmërinë e tyre me dispozitat e këtij ligji, si dhe nga organi kompetent për dhënien e pëlqimit për aktin e përcaktuar me ligj ose rregullore tjetër në lidhje me pajtueshmërinë e tyre me ato ligje ose rregullore.
Me qëllim që të thjeshtohet procedura e harmonizimit, si dhe për ta bërë atë më efikase dhe më ekonomike, harmonizimi i akteve kryhet në mënyrë elektronike, duke e dorëzuar të gjithë dokumentacionin që lidhet me aktet në adresën e email-it sistematizacii@mioa.gov.mk.
Pasi aktet të dorëzohen në mënyrë elektronike, Ministria e Shoqërisë së Informacionit dhe Administratës, përkatësisht njësitë organizative përgjegjëse për dhënien e pëlqimit për aktet për organizimin e brendshëm dhe sistematizimin e vendeve të punës, ofron udhëzime elektronike për trajtimin dhe harmonizimin e plotë të akteve me dispozitat e Ligjit për nëpunësit administrativë, Ligjit për të punësuarit në sektorin publik, Rregullores për përmbajtjen dhe mënyrën e përgatitjes së akteve për organizimin e brendshëm dhe sistematizimin e vendeve të punës, si dhe përmbajtjen e analizës funksionale të institucioneve të sektorit publik dhe Katalogut të vendeve të punës në sektorin publik.
Aktet mund të ndryshohen dhe plotësohen në të njëjtën mënyrë dhe procedurë si në kohën kur janë miratuar.
Pas harmonizimit të plotë elektronik të akteve për organizimin e brendshëm dhe sistematizimin e vendeve të punës, institucionet janë të detyruara t'ia dorëzojnë Ministrisë së Shoqërisë së Informacionit dhe Administratës versionin e harmonizuar të akteve në letër, me numër arkivi, datë, nënshkrim dhe vulë të institucionit, për miratim.
Ministria e Shoqërisë së Informacionit dhe Administratës ka hartuar gjithashtu modele të akteve të sistematizimit sipas fushave, të cilat ndihmojnë institucionet në procesin e hartimit të këtyre akteve.
Bashkëngjitur është linku ku janë postuar shabllonet për përgatitjen e akteve të sistematizimit:
- MODELE PËR SISTEMATIKËN
Bashkëngjitur janë dokumentet që kanë rëndësi të veçantë në procesin e përgatitjes dhe harmonizimit të akteve për sistematizim dhe organizim të brendshëm, përfshirë Katalogun e Punës.