Sistemi i Informacionit të Menaxhimit të Burimeve Njerëzore

P: Gjatë shtimit të vendeve të punës në fushën I RAPORTON (në rastin tonë drejtori), nuk mund të futen të dhëna sepse në tabelë nuk ka rresht për të zgjedhur dhe nuk ka asgjë për të përzgjedhur. Gjithashtu, nuk mund të futen të dhëna për funksionarë ose persona të emëruar. Kjo vlen për të gjitha shërbimet që ekzistojnë në shkollë.

P: Kur futet drejtori, fushat “Udhëheqës i strukturës organizative” dhe “Person drejtues” duhet të shënohen, ndërsa fusha I RAPORTON mbetet bosh.

P: Në sistematizim nuk ekziston pozita e punës "drejtor". Fusha I RAPORTON është e detyrueshme. Megjithatë, gjatë hapjes së saj shfaqet një dritare bosh. Si mund të shtohet pozita e punës "drejtor"?

P: Njësoj si vijon: “Shtoni drejtorin si çdo punonjës tjetër dhe në pjesën për lidhjen me pozitën e punës vendoseni në pozitën ‘drejtor’ e cila është krijuar më parë. Në sistematizim, pasi pozita ‘drejtor’ është funksion, ajo nuk sistematizohet, ndërsa detyrat e drejtorit janë të përcaktuara me Ligjin për Arsimin Fillor.”

P: Cila është procedura për shtimin e pozitës së drejtorit në institucionet parashkollore publike, duke marrë parasysh që nuk është paraparë në katalogun e vendeve të punës dhe gjatë shtimit individual të çdo pozite kërkohet të plotësohet fusha I RAPORTON?

P: Shtoni drejtorin si çdo punonjës tjetër dhe në pjesën për lidhjen me pozitën e punës vendoseni në pozitën "drejtor" e cila është krijuar më parë. Në sistematizim, pasi pozita "drejtor" është funksion, ajo nuk sistematizohet, ndërsa detyrat e drejtorit janë të përcaktuara me Ligjin për Arsimin Fillor.

P: Në fushën: Shfaq të gjitha vendet e punës – Funksioni/Titulli i pozitës/Grada, kërkohet të zgjidhet një rresht, por nuk shfaqet asnjë rresht.

P: Nuk ka rresht nëse nuk keni shtuar ndonjë vend pune.

P: Si duhet ta zbatojnë ligjin institucionet vetëfinancuese që veprojnë si OJQ?

P: Këto institucione luten të kontaktojnë me MIOA me shkrim.

P: Është futur gabimisht një njësi organizative, e cila tani nuk mund të fshihet.

P: Nevojitet sqarim shtesë për situatën.

P: A mund të fshihet një njësi organizative pasi të jetë ruajtur?

P: Derisa të mos aktivizohet sistematizimi, mund të shtohen dhe fshihen njësi organizative.

P: Në fushën NUMRAT ARKIVOR, a duhet të futen numrat arkivor të sistematizimit apo mund të mbetet bosh?

P: Futeni numrat arkivor të rregulloreve.

Pyetje: Gjatë plotësimit është futur gabimisht sektori në pjesën e strukturës organizative që i përket repartit dhe gjatë futjes së reparteve në sektor, është gabuar numri rendor i reparteve. Si mund të korrigjohet kjo, duke marrë parasysh që sistemi nuk lejon fshirje?

Përgjigje: Derisa sistematizimi të mos jetë aktivizuar, mund të fshihet ose të redaktohet, në përputhje me opsionin që ju përshtatet më shumë.

Pyetje: A mund të fshihet ajo që është futur deri tani dhe të fillohet nga fillimi, apo të vazhdohet me futjen e të dhënave?

Përgjigje: Derisa sistematizimi të mos jetë aktivizuar, mund të fshihet ose të redaktohet, në përputhje me opsionin që ju përshtatet më shumë.

Pyetje: Në sistematizimin e shkollës janë futur vendet e punës për mësuesit e lëndëve zgjedhore për të cilat këtë vit nuk ka nevojë. A duhen futur edhe ato në sistem?

Përgjigje: Po, si vende pune.

Pyetje: Gjatë futjes së të dhënave për vendet e punës në seksionin përkatës, mund të futet titulli dhe pozita, por në tabelën më poshtë shfaqet vetëm titulli (p.sh. mësues në arsimin fillor) dhe nuk ka kolonë ku mund të shihet për cilën pozitë bëhet fjalë (p.sh. mësues i gjuhës shqipe).

Përgjigje: Në fushën “Emërtimi i vendit të punës” mund të futni tekst të lirë, p.sh. “Mësues i gjuhës shqipe”.

Pyetje: Në sistem janë futur me sukses vetëm të dhënat e përgjithshme për Gjykatën. Hapi i radhës është futja e të dhënave për funksionarin (kryetarin e gjykatës) dhe njësitë organizative, por pavarësisht udhëzimeve me video nuk po arrijmë të vazhdojmë. Cila është procedura për futjen e këtyre të dhënave?

Përgjigje: Mënyra e futjes së strukturave organizative është treguar në videoudhëzimin “film2” dhe në Manualin e Përdoruesit në seksionin 3.1.3 Redaktimi i Institucionit / Sistematizimi, faqet 30–31.

Pyetje: A duhet të futen të gjitha sistematizimet që nga fillimi i punës së institucionit, apo vetëm e fundit?

Përgjigje: Duhet të futet vetëm sistematizimi që është miratuar nga MIOA në përputhje me Ligjin për të Punësuarit në Sektorin Publik.

Pyetje: Në sistem dhe në sistematizimin e Qendrave nuk ka kod për drejtorin.

Përgjigje: Drejtorët nuk kanë kod në sistematizim dhe nuk sistematizohen, sepse janë funksionarë dhe kompetencat e tyre janë të përcaktuara në ligjet materiale. Kur futen në sistem, vetë sistemi u cakton një kod që përdoret vetëm për sistemin.

Pyetje: A mund të zëvendësohet personi i autorizuar? A mund të autorizohet një person shtesë?

Përgjigje: Po, zëvendësimi bëhet vetëm mbi bazën e shkresave përkatëse.

Pyetje: A mund të ndryshohet emri i përdoruesit për hyrje në sistem?

Përgjigje: Jo.

Pyetje: Si mund të regjistrohen administratorët e sistemit të institucionit në një nga njësitë organizative?

Përgjigje: Njësoj si edhe punonjësit e tjerë.

Pyetje: Si të futet drejtori i shkollës, i cili nuk është në sistematizim, por ekziston në hierarki dhe duhet të caktohet përgjegjës për çdo shërbim?

Përgjigje: Futeni drejtorin si çdo punonjës tjetër dhe në seksionin për lidhjen me vendin e punës caktojeni te vendi i punës “drejtor” që e keni krijuar më parë. Në sistematizim pozita e drejtorit nuk sistematizohet sepse është funksion, dhe detyrat e tij përcaktohen me Ligjin për Arsimin Fillor.

Pyetje: Institucioni ka punonjës me autorizime të veçanta. Gjatë krijimit të sektorit, a duhet të zgjidhet: “njësi me zyrtarë me autorizime të veçanta” apo “njësi organizative strukturore”?

Përgjigje: Nëse në atë njësi keni zyrtarë me autorizime të veçanta, atëherë zgjidhni “njësi me zyrtarë me autorizime të veçanta”.

Pyetje: Si mund të rikthehet një sistematizim nga statusi aktiv në draft, duke qenë se nuk janë futur të gjitha të dhënat?

Përgjigje: Nuk mundet. Një sistematizim duhet të aktivizohet vetëm nëse jeni të sigurt që gjithçka është në rregull.

P: A do të zgjatet afati për futjen e të dhënave në sistem?

A: Sipas përfundimit të Qeverisë së Republikës së Maqedonisë, afati i fundit është 01.11.2015.

P: Kur përpiqem të kyçem në faqen hrm.gov.mk, shfaqet "Lidhja juaj nuk është private". Çfarë duhet të bëj?

Përgjigje.

P: Si ta ndryshoj fjalëkalimin?

Përgjigje.

P: Kam harruar fjalëkalimin, si mund ta ndryshoj?

Përgjigje.

P: Si mund të qasem në manualet për përdoruesit?

Përgjigje.

P: Kush duhet të jetë personi i autorizuar për HRMIS?

A: Një person nga institucioni juaj që është drejtor i Departamentit të Burimeve Njerëzore, ose dikush i punësuar në Departamentin e Burimeve Njerëzore, ose i autorizuar për të menaxhuar të dhënat e burimeve njerëzore në institucionin tuaj.

P: Cilat janë detyrat e personave të autorizuar?

A: Personat e autorizuar do të mund të fusin dhe ndryshojnë të dhëna për institucionin dhe punonjësit.

P: Si mund të autorizohet një person për të punuar me HRMIS?

A: Për personin që do të emërohet si person i autorizuar, duhet të plotësohet formulari i ofruar në këtë link në faqen /?q=mk/node/731. Pasi të nënshkruhet nga menaxhmenti dhe të arkivohet, duhet të dërgohet me postë të zakonshme tek Ministri i Shoqërisë dhe Administratës së Informacionit, dhe mund të dërgohet gjithashtu si kopje e skanuar në hrmis@mioa.gov.mk.

P: Sa persona mund të autorizohen nga një institucion?

A: Mund të autorizoni aq persona sa mendoni se janë të nevojshme për menaxhimin e të dhënave të burimeve njerëzore, por rekomandohet të keni një person nëse institucioni juaj ka deri në 80 punonjës, dy persona nëse institucioni juaj ka nga 81 deri në 160 punonjës, dhe tre ose më shumë persona për institucionet me të paktën 161 punonjës.

P: Një nga personat e autorizuar është emëruar në pozita të tjera, ka lënë punën, do të jetë i pa-pranishëm për një kohë të gjatë, ose diçka tjetër. A mund t'i hiqet autorizimi?

A: Po, duke dërguar një shkresë në të cilën shpallet për cilin person bëhet fjalë duke futur të dhënat e tij.

P: A mund të zëvendësohet një person i autorizuar me një tjetër?

A: Po, me një shkresë të përshkruar në përgjigjen e pyetjes 4.6 për personin që po zëvendësohet, dhe si shtojcë do të dërgohet formulari i plotësuar për personin që do të autorizohet, sipas procedurës nga përgjigjja e pyetjes 4.3.